Seguidamente se destacan una serie de sustantivos y conceptos relacionados con la gestión documental electrónica:
Aplicación: Programa o conjunto de programas cuyo objeto es la resolución de un problema mediante el uso de la informática.
Aplicación de fuentes abiertas: Es la que se distribuye con una licencia que permite ejecutarla, conocer el código fuente, modificarla o mejorarla y redistribuir copias a otros usuarios.
Cadena de interoperabilidad: Expresión de la interoperabilidad en el despliegue de los sistemas y los servicios como una sucesión de elementos enlazados e interconectados, de forma dinámica, a través de interfaces y con proyección a las dimensiones técnica, semántica y organizativa.
Ciclo de vida de un documento electrónico: Conjunto de etapas o períodos por los que atraviesa la vida del documento, desde su identificación en un sistema de gestión de documentos, hasta su selección para conservación permanente, conforme a la legislación sobre Archivos de aplicación en cada caso, o para su destrucción reglamentaria.
Coste que no suponga una dificultad de acceso: Precio del estándar que, por estar vinculado al coste de distribución y no a su valor, no impide conseguir su posesión o uso.
Dato: Una representación de hechos, conceptos o instrucciones de un modo formalizado, y adecuado para comunicación, interpretación o procesamiento por medios automáticos o humanos.
Digitalización: El proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico en uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del documento.
Especificación técnica: Una especificación que figura en un documento en el que se definen las características requeridas de un producto, tales como
- los niveles de calidad,
- el uso específico,
- la seguridad o
- las dimensiones, incluidas las
- prescripciones aplicables al producto en lo referente a la denominación de venta,
- la terminología,
- los símbolos,
- los ensayos y
- métodos de ensayo,
- el envasado,
- el marcado
- y el etiquetado, así como los
- procedimientos de evaluación de la conformidad.
Especificación formalizada: Las especificaciones que
- o bien son normas en el sentido de la Directiva 98/34
- o bien proceden de consorcios de la industria
- u otros foros de normalización.
Esquema de metadatos: Instrumento que define la incorporación y gestión de los metadatos de contenido, contexto y estructura de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida.
Estándar: Véase norma.
Estándar abierto: Aquél que reúne las siguientes condiciones:
- a) Que sea público y su utilización sea disponible de manera gratuita o a un coste que no suponga una dificultad de acceso,
- b) Que su uso y aplicación no esté condicionado al pago de un derecho de propiedad intelectual o industrial.