Competencias del profesional competente en archivística y gestión documental

La Norma ISO 15489 marca un perfil bien definido haciendo hincapié en los profesionales que manejan documentación electrónica. Éstos han de ser competentes en:

• Identificar los requisitos, es decir, las necesidades y expectativa, de la institución, de la organización. Es importante que sepa identificar los procesos de negocio y su interacción con los documentos y que colaboreen el diseño de los diagramas de proceso, haciendo seguimiento de los circuitos documentales.
• Diseñar, implementar y administrar el sistema de gestión documental, conforme a los requisitos y a las estratagias que se definen en el plan de gestión de documentos. Debe dominar tanto técnicas archivísticas (como son la identificación y valoración documental, elaboración de instrumentos de gestión documental como el cuadro de clasificación y el de conservación de documentos), como documentales (como elaboración de vocabularios controlados), como las aplicaciones informáticas (como las bases de datos, intranets documentales, sistemas de gestión de contenidos, etc.).
• Coordinar sus actividades con otros profesionales, especialmente con los responsables de procesos y organización, de los sistemas informáticos y de los integrados de gestión (gestión de calidad, seguridad y medio ambiente). Debe participar en:
• la implantación de sistemas de gestión electrónica de documentos
• planificación de recursos empresariales
• gestión de relaciones con clientes
• gestión de la cadena de suministros
• gestión de contenidos
• gestión de procesos de negocios

Todos estos sistemas están implicados de una u otra forma en la gestión documental que evidencian las actividades de la organización.

• Formar a los miembros de la organización sobre la política y buenas prácticas de gestión documental.
• Realizar auditorías segúnlaISO 15489, demostrar el valor probatorio de los documentos, hacer seguimiento de los indicadores del proceso,proponer actuaciones correctivas y preventivas.
• Identificar lo que pueden ser oportunidades encaminadas amejorar la eficacia y eficiencia de los procesos y sistemas en la organización por medio de una gestión documental de calidad.
• Definir las medidas de contingencia para evitar situaciones de riesgos; participar en la elaboración delplande gestiónde desastres; especificar los documentos vitales para la continuidad de la actividad de la organización.