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Mostrando entradas de agosto, 2017

Diseño y funcionamiento del sistema de gestión documental

La metodología DIRKS (diseño e implementación del Sistema Recordkeeping, de origen australiano, es propuesta por la Norma ISO 15498para el diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos.

Esta metodología consta de 8 etapas:

Investigación preliminarAnálisis de las actividades de la organizaciónIdentificación de los requisitosIdentificación de las estrategiaspolíticadiseñonormasimplementación Diseño del sistema de gestión de documentosImplementación del sistema de gestión de documentosRevisión posterior a la implementaciónEvaluación de los sistemas existentes
El objetivo de la investigación preliminar es proporcionar la comprensión del contexto en el que la organización está desarrollando su actividad, para identificar los factores que determinan la necesidad de crear y de mantener los documentos, ya sean estos administrativos, legales,de empresao sociales; y conocer las debilidades y fortalezas de la gestión de los documentos.

La investigación preliminar dará como resulta…

Campo de aplicación de la ISO 15489

La Norma ISO 15489 tiene como objetivo la reguladión de la gestión de los documentos que producen las organizaciones, públicas o privadas, ya sea con fines internos o externos.

Se aplica a la gestión de los documentos, -independientemente de su formato o de su soporte y de las tecnologías utilizadas-, creados o recibidos por una organización en el desempeño de sus activiades.

Explícitamente señala que la Norma no incluye la gestión de la documentación histórica en el seno de las instituciones archivísticas.

El objetivo es que una organización, en cualquier momento, pueda disponer de los documentos adecuados para:

- llevar a cabo eficazmente sus procesos de negocio y actividades
- cumplir con el marco legal y reglamentario
- rendir cuentas de sus actividades cuando lo precisen las partes interesadas, ya sean éstas clientes, accionistas, personal, socios,proveedores, sociedad, etc.

El sistema de gestión de documentos ha de garantizar

- la autenticidad
- fiabilidad
- integridad
- disponi…