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Mostrando entradas de 2017

Los documentos en el Sistema Andaluz de Archivos

La Sección 2. ª del Decreto 97/2000 por el que se aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos y desarrollo de la Ley 3/1984 de Archivos, De los documentos, se ocupa de ellos.


El objetivo de la conservación de los documentos es mantener su integridad física y funcional para que estén disponibles para su servicio,

- ya sea aplicando medidas que potencien su estabilidad
- o mediante acciones destinadas a frenar su deterioro
- y proveer los medios necesarios para restaurar su integridad. Artículo 119.

Control. En los archivos del Sistema Andaluz de Archivos se llevará un control

- sistemático y
- periódico

DE:

- las condiciones ambientales,
- estado de las instalaciones,
- del equipamiento en los depósitos
- y de los soportes documentales,

a fin de detectar

- las posibles alteraciones,
 las invasiones de agentes biológicos
- y los deterioros que éstas puedan provocar.

En el supuesto de la aparición de:

- agentes biológicos
- o circunstancias físico-ambi…

Conservación en los archivos

Conservación es el conjunto de medidas y de procedimientos destinados a asegurar

- la preservación o
- prevención de posibles alteraciones físicas, tanto

   - de los edificios como
   - de los documentos,

así como su restauración cuando las alteraciones físicas se hayan producido. Reglamento 97/2000, Capítulo VI. De la conservación, Artículo 116. Concepto.

Normas de conservación y seguridad atendiendo a los edificios, locales e instalaciones. Artículo 117.  La Consejería de Cultura, con el fin de garantizar la conservación del Patrimonio Documental Andaluz, aprobará por Orden las normas de carácter técnico-archivístico sobre

- los edificios,
- locales,
- instalaciones y
- equipamiento que deberán establecerse en los archivos del Sistema Andaluz de Archivos.

Con esa finalidad se dispone:

a) La redacción y elaboración de proyectos de obras o mejoras de los edificios e instalaciones de archivos, que deberán acomodarse a las normas aprobadas por la Consejería de…

Instrumentos de información en los archivos del Sistema Andaluz de Archivos

En cuanto a la información sobre los archivos, están los Instrumentos de información. Artículo 110.

Los archivos se encargarán de

- recoger,
- analizar y
- difundir la información de interés sobre los archivos y sobre sus actuaciones,

a través de los correspondientes instrumentos de información, como instituciones del patrimonio documental que son, directamente o en colaboración con otros órganos competentes del Sistema Andaluz de Archivos.

Son instrumentos de información los que facilitan datos

- sobre los archivos o
- sobre sus actividades

con el fin de servir a:

- la planificación archivística o
- para el conocimiento de los usuarios.

Se establecen como instrumentos mínimos de información:

- la memoria anual del archivo,
- las estadísticas,
- los censos de archivos
- y los directorios de archivos.

La Memoria Anual. Los archivos del Sistema Andaluz de Archivos confeccionarán una memoria anual, de acuerdo con el formulario establecido por la Consejería de Cultura, que será r…

Reproducción de documentos

El Decreto 97/2000 que aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos y desarrollo de la Ley 3/1984, 9 de enero, de Archivos, en su Sección 3. ª trata De la reproducción de documentos

La reproducción de los documentos, en los archivos del Sistema Andaluz de Archivos, tendrá como objeto facilitar

- la gestión,
- la investigación
- y la difusión, así como
- asegurar la integridad de los mismos

y para ello se tendrá en cuenta:

a)El cumplimiento de las limitaciones o prohibiciones al acceso de documentos establecidas en  la legislación vigente en materia de Archivos y Patrimonio Documental, así como las establecidas en la legislación sobre el régimen jurídico y el procedimiento administrativo de las Administraciones Públicas y las de la legislación especial. b)El estado de conservación de los documentos. Artículo 104. Régimen. 

La solicitud de reproducciones de documentos se realizará en impreso normalizado, en el que se hará constar:

- la descripción del documento,
- la si…

El servicio en los archivos

Se entiende por derecho de acceso a los archivos el que corresponde a todos los ciudadanos a efectos de la consulta y/o investigación de los documentos constitutivos del Patrimonio Documental Andaluz (Artículo 83 del Decreto 97/2000).

Se ejercerá de acuerdo con

- las leyes,
- con lo dispuesto en el presente Reglamento
- y en las normas que lo desarrollen.

La consulta será libre y gratuita en los archivos y documentos constitutivos del Patrimonio Documental Andaluz siempre que se cumpla lo dispuesto en el artículo 26 de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos.

Artículo 26º.
Todos los ciudadanos tienen derecho a la consulta libre y gratuita de los archivos y documentos constitutivos del Patrimonio Documenta andaluz y a la información en ellos contenida, siempre que estos cumplan las condiciones de consultabilidad pública que se establecen en la presente ley, que dicha consulta no suponga riesgo para la seguridad de los documentos y de …

Descripción archivística

Se entiende por descripción archivística, el análisis que aplicado a los documentos de archivo, a sus categorías o agrupaciones documentales, facilita a los usuarios la información  contenida en ellos y su localización (Decreto 97/2000 por el que se aprueba el Reglamento Andaluz de Archivos, Capítulo IV. De la descripción archivística Artículo 79. Descripción archivística e instrumentos de descripción. Concepto).

Para la descripción archivística se atenderá a lo que disponen las normas internacionales sobre la materia.

Se entiende por instrumentos de descripción los resultados de la descripción archivística, que permiten la presentación de la información jerarquizada a través de

- guías,
- cuadros de clasificación,
- inventarios y
- catálogos,
- así como aquellos otros que permiten la búsqueda aleatoria de la información.


Existirá en cada archivo una planificación descriptiva que irá de lo general a lo particular; de los instrumentos de de…

Salidas de documentos de sus archivos

La salida de documentos de su respectivo archivo puede ser temporal o definitiva (Decreto 97/2000 por el que se aprueba el Reglamento Andaluz de Archivos y desarrollo de la Ley 3/1984 de Archivos, Artículo 70. Clases de salidas).

Salida temporal es la que se realiza por un periodo de tiempo determinado y con fines de
- restauración,
- reproducción o
- difusión cultural.

Salida definitiva es por la cual los documentos causan baja en el archivo que hasta ese momento tenía la responsabilidad de su

- custodia,
- control,
- conservación y
- servicio.

Queda exceptuada del régimen de salidas de documentos, la que se produzca en cumplimiento de lo dispuesto en el Ordenamiento Jurídico, sin perjuicio de la observancia de las normas que regulen el funcionamiento de los archivos.

Los archivos de titularidad estatal existentes en Andalucía se regirán por:

- lo dispuesto en la legislación de Patrimonio Histórico Español y
- por el co…

Adquisión, expropiación, depósito de documentos en el ámbito de la Comunidad Autónoma Andaluza

Según la Sección 3. ª De la adquisición, Artículo 58. Adquisición de documentos del Decreto 97/2000. La adquisición de documentos, fondos y/o colecciones documentales por la Administración de la Junta de Andalucía, vendrá dictaminada por la Comisión Andaluza de Archivos y Patrimonio Documental y se regirá por lo establecido en la legislación vigente en la materia.

El ejercicio de los derechos de tanteo y de retracto sobre las transmisiones de bienes del Patrimonio Documental Andaluz se regirá por la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos.

Regirá la legislación que en cada caso sea de aplicación, cuando se trate de bienes inscritos en:

- el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz,
- declarados de interés cultural
- o incluidos en el Inventario General de bienes muebles del Patrimonio Histórico Español. Artículo 59. Derechos de tanteo y retracto.



La adquisición por expropiación forzosa de los bienes integrantes del Patrimonio Documental Andaluz (Artículo 60. Adquisic…

Transferencias

Seguiremos lo dispuesto en el Decreto 97/2000 por el que se aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos, que en su Sección 2. ª trata De las transferencias.

Transferencias regulares. Artículo 50. Se entiende por transferencia regular el procedimiento de traspaso periódico de la documentación de un archivo a otro siguiendo el ciclo vital de los documentos.

En los archivos de uso público del Sistema Andaluz de Archivos, las transferencias regulares son obligatorias y afectan a todos los documentos testimonio de su actividad (Artículo 51. Procedimiento y calendario).

Se formalizarán mediante relación de entrega.

Todo archivo establecerá un calendario de transferencias, ya se trate de un archivo

- central,
- intermedio
- o histórico,
- o con funciones conjuntas.

Transferencias con tablas de valoración. Artículo 52. Las transferencias regulares se hacen conforme a los plazos fijados en las tablas de valoración, cuando éstas existan; habiendo sido previamen…

Ingresos y salidas de documentos

Sobre ingresos y salidas de documentos hay que atenerse a lo que dicta el Decreto 97/2000 que aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos, que en su Capítulo III. De los ingresos y salidas de documento. Sección 1. ª habla De los ingresos.

Ingreso es la entrada de documentos en un archivo para su
custodia, control, conservación y servicio. Artículo 46. Concepto. Existen distintos tipos de ingresos. Artículo 47. El ingreso de documentos en los archivos de uso público se producirá por: 
a) Transferencias regulares o extraordinarias. b) Adquisición, a título oneroso o lucrativo por actos intervivos o mortis causa, de documentos -por la Junta de Andalucía -o por las entidades locales de Andalucía de acuerdo con lo establecido en la legislación de Patrimonio Histórico, en la legislación de Patrimonio de la Comunidad Autónoma y en la legislación reguladora de los bienes de las entidades locales y demás normas que fueran de aplicación. c) Expropiación forzosa de documentos po…

Funcionamiento de los archivos

El TITULO II. DEL FUNCIONAMIENTO DE LOS ARCHIVOS del Decreto 97/2000 por el que se aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos, en su Capítulo I. De la identificación y de la valoración documentale, trata de la Identificación documental (Artículo 27).

La identificación es la primera fase del tratamiento archivístico, consiste en el análisis de la organización y de las funciones de las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, y de las series documentales que estas producen, como base para la valoración documental y para la organización y
descripción archivísticas.

La tarea de identificación es obligatoria para cualquier fondo documental y deberá hacerse en las áreas de producción documental, preferentemente.

Se entiende por unidad documental, el documento o documentos que testimonian un acto, acción y, en general, cualquier hecho.

Se entiende por serie documental, el conjunto de unidades documentales, que constituyen el testimonio continuado de una misma activ…

De los archivos

La Sección 2. ª del Decreto 967/2000 por el que se aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos, trata De los archivos y en su Artículo 15 nos ilustra sobre las Clases de archivos en razón de su uso que, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 9. 2 de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos,

los archivos andaluces se clasifican, por razón de su uso, en archivos de uso público y archivos de uso privado. Archivos del Sistema Andaluz. Artículo 16.

Los archivos del Sistema Andaluz de Archivos, por razón de su titularidad, se clasifican en:

a)Archivos de titularidad autonómica.
b)Archivos de titularidad estatal y gestión autonómica.
c)Archivos de titularidad local.
d)Archivos de titularidad de las Universidades andaluzas.
e)Archivos de titularidad privada integrados en el Sistema Andaluz de Archivos.

De acuerdo con el ciclo vital de los documentos, los titulares y, en su caso, los gestores, podrán establecer la red de archivos
de oficina, centrales, intermedios e históricos…