El Archivo Municipal de VilaReal, Castellón, es el primer archivo municipal español que usó Internet para darse a
conocer en la red. Desde esta iniciativa que tiene lugar en 1994, algunos archivos españoles han
creado páginas y/o sitios web donde han volcado información de sus
servicios y fondos documentales.
El Directorio Archiespa, mantenido y
actualizado por David Rodríguez Mateos, es una de las fuentes de información
más completa sobre los archivos españoles en la red.
Interesa recoger las
conclusiones de llega Betlem Martínez tras analizar varias de
estas webs, porque ofrecen una panorámica muy aproximada sobre la
situación actual.
Después de constatar cada año el incremento de la presencia
de los archivos en red, señala Betlem Martínez que «sin embargo, la mayoría son páginas
pobres, con escaso valor de contenidos desde el punto de vista archivístico» y
agrega que la presencia de las
grandes instituciones archivísticas del país deja bastante que desear. «Las mejores iniciativas provienen
de archivos de corporaciones municipales no precisamente grandes». Como causas apunta por una parte, la falta de visión de los gestores,
de los responsables administrativos, de los políticos, etc., que de esta sociedad que llaman
ya de la información forma parte también el archivo como un enclave estratégico
de la información, imprescindible para la organización de la institución o de
la empresa. Por otra parte, la falta de informatización de nuestros archivos, porque
es más costoso técnica y económicamente que las páginas Web puedan incorporar
los instrumentos de descripción si no han sido automatizados previamente.
A pesar de que Cruz Mundet y otros autores señalen
el excesivo
conservadurismo de los archiveros como uno de las causas del lento avance en Internet de los archivos; junto a ello las posiciones de rechazo hacia el uso de Internet en los archivos. Muy pocos profesionales ponen en duda las ventajas enormes que
ofrece la red en cuanto a optimización del trabajo archivístico, al igual que para la propia
imagen de la institución, así como para el propio archivero, al ser una poderosa herramienta de
comunicación de reflexiones y experiencias.
Internet es una herramienta de
difusión de información de alcance y capacidad desconocidas incluso hasta el
momento. La difusión que hace posible facilita que todo el arduo trabajo que se hace en
el archivo, a veces bajo mínimos y con fuertes presiones tanto por falta de medios y
de recursos, llegue a alcanzar los objetivos marcados, como
poner al servicio de cualquier ciudadano la totalidad o gran parte, según el nivel
de descripción que se alcance, de los fondos documentales, a través de sus referencias ya sea a nivel de inventario, catálogo, guía, etc.; o, mediante la digitalización, incluso los documentos mismos.
Entre las ventajas
que aporta la creación de una página Web están:
-Acceso fácil a la información, el uso de Internet se ha
introducido en la vida cotidiana del
usuario.
-Diálogo interactivo con el archivo, sitúa al usuario
sentirse más cerca de la institución.
-Eliminación de los intermediarios en la gestión de la
información.
-Reducción de gastos para el usuario en sus consultas, al evitarse
desplazamientos.
-Reducción de costes también para el archivo y para el organismo o
empresa de la que depende ya
que mediante una mínima inversión se difunde mejor la información.
-Aunque no es el objetivo fundamental, se pueden obtener ganancias si el
archivo entra en procesos
de comercialización y venta de reproducciones, Cd-Rom, logotipos,
etc.
-Home Page de la página Web del Archivo Municipal de Vila-Real (Castellón) (20.09.2001)
-Una
de las archiveras que más han escrito sobre el tema es BETLEM MARTINEZ RADUA.
Como panorámica general, es interesante su artículo Paseo por el mapa español
de archivos en Internet: el pergamino cibernético. En Anuario Socadi. 1998, p.
55-64
-LARA NAVARRA, Pablo, RUIZ RODRIGUEZ, Antonio. La difusión de información
en los archivos : páginas web. En Revista TRIA, nº 6 (1999), p.151-163