Tradición Documental

Según la tradición documental pueden ser los documentos originales o copias y minutas.

Según el medio un documento puede ser textual, cuando transmite la información por medios alfabéticos, manuscritos, mecanografiados o impresos manualmente o mecánicamente; gráfico: la información es transmitida por todo tipo de formas, dibujos y colores (plano); audiovisual: cuando se graban imágenes fijas o móviles o/y sonidos; informático: el documento se realiza por medio de impresiones magnéticas o caracteres hechos por laser que reproducen un texto, imagen o sonido.

Según el modo en que se hacen, según se protocoliza y deriva en diferentes tipos, éstos pueden ser: Real Cédula, Real Provisión, Real Orden, Acta Capitular, Instancia, etc.

Según el soporte material la documentación adquiere varios formatos:

.-legajos

.-volúmen

.-documentos audiovisuales: cintas, discos, película, vídeos. 

.-documentos informáticos: discos, tambores, cintas, fichas perforadas.

Teniendo en cuenta el contenido del mensaje:

                                     .-Por la entidad productora los documentos pueden ser:

.-públicos

.-privados

.-reales

.-condales

.-eclesiásticos...

                                     .-Por la función dentro de la entidad los documentos pueden ser:

.-Gobierno

.-Hacienda

.-Gracia y Justicia

.-Guerra y Estado...

                                     .-Por la fecha y el lugar de producción los documentos pueden ser:

.-antíguos

.-medievales

.-modernos

.-contemporáneos

  .-Por la cantidad de información ésta puede ser:

.-intensiva

.-extensiva

.-diversificada

Teniendo en cuenta el contenido una unidad documental puede ser de iniciación o cabeza del expediente: Acuerdo u orden de proceder de la autoridad en los expedientes de oficio o instancia, o carta cuando es un expediente.

Según la tramitación, los documentos podrán ser comunicaciones, notificaciones a personas, interesados o autoridades solicitando instrucción sobre el expediente.

En la resolución: la autoridad resuelve o toma una decisión o acuerda sobre el asunto.

La ejecución: sirve para que se cumpla materialmente la resolución.

El expediente se forma con orden cronológico estricto desde la cabeza hasta el documento de ejecución, orden que se rompe con la cronología corrida del expediente (fecha anterior o muy anterior).

La fecha del expediente normalmente es la del documento de ejecución, fecha en la que se ha cerrado el expediente. Como fechas extremas la fecha de iniciación del documento y la fecha de su término.