Uno de los aspectos que más llaman la atención en las webs de los archivos españoles es la variedad referida no sólo a los aspectos gráficos de presentación sino a los contenidos
y a su carga informativa; estos van desde simples datos sobre localización y
servicios del archivo, hasta información exhaustiva sobre el contenido de sus fondos
documentales y de su descripción ya sea a nivel de inventario y/o catálogo, con
posibilidad, incluso, de acceso a la imagen de los propios documentos digitalizados.
Salvo excepciones, suelen ofrecer
en general información sobre la tipología de los fondos a través del Cuadro
de Clasificación, indicando fechas
extremas y volumen, para cada una de las series documentales. Ni siquiera en una información tan
sumaria se suele dar uniformidad porque, en ocasiones, se omite toda información
sobre el número de legajos / cajas que componen las series.
En otros casos, a modo de Guía
del Archivo, se incluye información complementaria, o no, del Cuadro de Clasificación.
La descripción más pormenorizada, a nivel
de inventario, va acompañada, a veces, de la descripción exhaustiva de
algunas series documentales estimadas de mayor interés para los
investigadores y usuarios, a nivel de catálogo.
Podría existir una relación directa entre
riqueza informativa e importancia objetiva del archivo, en cuanto a dependencia
de organismos e instituciones con muchos medios, es el caso de archivos municipales
de capitales de provincia; o por tratarse de Archivos
Generales, como el caso del Archivo General de Indias o del Archivo General de Simancas; pero no siempre es así. Inexplicablemente los grandes archivos generales españoles no
disponen de un sitio web ni de una página web propia,
dependen de la del Ministerio de Cultura que facilita una información muy
sumaria de archivos de esta importancia[1]. El Ministerio
de Cultura, de cada uno de los Archivos Generales, a través de su sitio web les ofrece información sobre sus Cuadros de
Clasificación de Fondos, breve descripción de los mismos y visita
virtual con reproducción de unos cuantos docuentos de interés especial [2].
En cuanto a presencia en Internet, el protagonismo y mayor dinamismo lo tienen los archivos municipales[3], con un
abanico de situaciones diverso. Destacan en calidad sobre diseño y estructura de la presentación gráfica de la web y por la cantidad y calidad de información suministrada. Puede citarse el Archivo Municipal de Barcelona cuya web ofrece información detallada
sobre el archivo municipal y cómo se estructura;
publicaciones del archivo; proyectos y también una exposición sobre sus fondos, así como
igualmente las bases de datos disponibles para el acceso de los investigadores a sus fondos[4]. El acceso al catálogo general de instrumentos de
descripción se puede realizar desde la propia web, mediante un formulario diseñado para la interrogación al investigador sobre sus intereses de búsqueda y resultados, en cuanto a lo ofrecido por la base de datos, de forma simple y sencilla, seleccionando un tema o un archivo en concreto.
Caso similar al de Barcelona lo encontramos, por ejemplo, en la web del Archivo Municipal de Córdoba; y ejemplos de
webs de archivos municipales de entidades de población menos numerosa, que ofrecen información muy completa sobre servicios
y fondos documentales, están los casos del Archivo Municipal de
Vila Real (Catellón) o el Archivo Municipal de Andújar[5].
Existe falta de uniformidad en cuanto a contenidos
mínimos que deberían formar parte de las webs y, sobre en lo referente al
nivel, calidad y cantidad de información que se oferta.
La relativa facilidad con que es posible hacer una web y volcar en ella la información que tengamos disponible en el archivo, sin
que sea imprescindible contar con complejas y/o sofisticadas infraestructuras en
cuanto a equipamientos y sin conocimientos especializados como los que
requieren los lenguajes de programación, invita a cualquier archivero a dar a conocer los servicios y los fondos documentales del archivo en
el que trabaja, a crear una página web y a introducirla en la red de redes[6].
Internet es una herramienta con
infinitas potencialidades y posibilidades de cara a normalizar metodologías, diseños y
contenidos. Esto sólo es posible si existe previamente un trabajo de reflexión
entre el colectivo de archiveros sobre cómo queremos que los archivos, como
centros de información y de difusión que son y como instituciones al servicio de los
ciudadanos, lleguen a los usuarios que acceden a sus páginas en la red, y qué
propuestas, con qué contenidos y de qué forma debemos presentar nuestros
trabajos en la red.
Además de los instrumentos de información se necesita de un proceso de
normalización y de codificación de estructuras y contenidos. Para los responsables de las instituciones u
organismos de los que dependen los archivos, la creación de una web
institucional para colgar información referente al archivo, puede servir para establecer los límites de actuación del archivero y archivo dentro de la
organización administrativa, al otorgarle al archivo una dimensión meramente cultural e
informativa. Se trata en realidad de que el archivo asuma
el papel que le corresponde en el conjunto
de la organización administrativa o empresarial, desde la propia
génesis de los documentos y durante todo el proceso de su
tramitación.
No debe olvidarse el papel que debe jugar el
archivo en las intranets, medio más adecuado para incorporar al
conjunto de la organización en algunos de los procesos claves a
desarrollarse desde el archivo como las transferencias, los calendarios de
conservación, la participación de los usuarios internos en la elaboración o
modificación de los cuadros de clasificación de fondos, etc[7].
Los archiveros deben considerar las ventajas y las posibilidades de usar Internet como
una infraestructura al servicio del archivo. Angelet i
Ordobás señala hasta diez motivos para conectar un archivo a Internet,
conclusiones con las que coincidimos plenamente y a las cuales remitimos[8].
[1] Web del Ministerio de Cultura a través de la cual se accede tanto al Censo de
Archivos como a los Archivos Generales de Indias, Simancas y Corona de Aragón.
[3] ANGELET
I ORDOBAS, Ferran. Inernet, un nou horitzó per als arxius. L’experiència de l’Arxiu
Municipal de Barcelona. Revista Lligal nº 13 (1998), p.191
[4] ANGELET
I ORDOBAS, Ferran. Op. Cit. Ofrece una información muy detallada sobre las
pági-nas web del Archivo Municipal de Barcelona.
[5] Una
de las posibilidades de la Web del Archivo Municipal de Vila Real es acceder a
la imagen de los documentos previamente digitalizados por el archivo.
mailto:pirio@rayuela.uc3m.es
pirio@rayuela.uc3m.es. (18.09.2001).
[7] ALBERCH
I FUGUERAS, Ramón… El proyecto de tratamiento integral de la documentación en
el Ayuntamiento de Barcelona. Revista TRIA nº 3, 1996, p. 195-211
[8] ANGELET I ORDOBAS,
Ferran. Op. Cit. p. 196-200; CAMACHO RUEDA, EDUARDO; El impacto de las nuevas tecnologías...