Los archivos son almacenes de
derechos, autoridad e información para la administración de los negocios
públicos y privados; tanto, que en muchas ocasiones de la Historia se han
convertido en objetivo militar para destruir una nación.
Los documentos de
cualquier archivo, nacidos de la práctica de una gestión, proporcionan
racionalidad, objetividad, economía y eficacia, herramienta fundamental para los burócratas y administradores; incluso los más
antiguos, porque no deja de ser una realidad que el pasado de cualquier pueblo
o de cualquier administración es como un prólogo de su futuro más o menos cercano o
lejano.
La información es poder y el alimento básico de esta información es la
testimoniada en un documento custodiado
en un archivo. Los derechos y obligaciones de los administradores y administrados
se sustentan muchas veces en la concreción inerte y material y por ello
evidente, de un papel escrito con tinta.
Según el Diccionario de términos
archivísticos la palabra archivo tiene tres acepciones:
.- Conjunto
de documentos, sea cual sea su fecha, forma y soporte material producidos y
recibidos por cualquier persona física o moral, o por cualquier organismo
público o privado en el ejercicio de su actividad. Documentos conservados por
su creador o sus sucesores por necesidades propias y transmitidos a la
institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.
.- Institución
responsable del tratamiento, inventario, conservación y transmisión de los
archivos, llamada también service d`
archives (Francia) o Busines church y
Literary archives (Inglaterra).
.- Edificio
o parte de un edificio donde son conservados y transmitidos los archivos.
Elio Lodolini considera que el archivo es solo el conjunto de escritos
que han perdido interés administrativo para las oficinas que los han producido,
han adquirido madurez archivística, han sido seleccionados para la conservación
permanente.
La Ley de Archivos francesa de
2-I-1979 define el archivo como conjunto de documentos, sea cual sea su fecha,
su forma y el soporte material, producidos por cualquier persona física o moral
o por cualquier institución u organismo público o privado en el ejercicio de su
actividad. El orden no está expresamente contemplado. Se hace mención al origen
como necesidad administrativa o privada, pero no especifica el servicio.
La definición de la Ley de Archivos de Andalucía, en BOJA 10-I-1984,
lo define como conjunto orgánico de los documentos conservados total o parcialmente con
fines de gestión, defensa de derechos, información, investigación y cultura.
De manera gráfica y simple se ha
dicho que archivo es la suma de tres elementos:
documentos + organización +
servicio
Antonia Heredia considera esta definición como la más completa: Archivo es uno o más
conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o
privada en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e información para la persona o institución que los
produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia.
Todas las grandes culturas desde
Sumer hasta nuestros días han tenido instituciones gubernativas, económicas y
religiosas que guardan celosamente los documentos de las leyes y la
jurisdicción de la tierra, los documentos, los registros, de las evidencias de
la pasada gestión administrativa, los documentos de las finanzas y
contabilidad, los documentos que aseguran la exacción de rentas a personas y
tierras que no están bajo el más inmediato dominio (catastros, registros de
propiedad) y documentos para el control de las personas para el servicio
militar, trabajos forzados, etc.; y, por fin, documentos (registros notariales)
que salvaguardan las transacciones entre los ciudadanos.
Los archivos son silos y
talleres para la ciencia en general y para la historia en particular, en expresión de Manuel Romero Tallafigo. Cada
documento es testigo de la historia, aunque sus autores sean ajenos a tal
pretensión. Los documentos y archivos administrativos serán la Historia del
mañana. Los humanistas no solo deben prestar atención a los documentos antiguos
en papel verjurado y afiligranado de los archivos históricos, sino también a
los papeles de pasta de madera, a las cintas y disquetes de las oficinas de
hoy, así como a la información online que se archiva en la nube, etc.
Cualquier administración
(estados, regiones autonómicas, municipios, empresas y casa) necesita de la Historia
para resaltar sus señas de identidad con la autoridad del pasado.
El archivo sería una colección
de documentos reunidos por una entidad en el ejercicio de una actividad
práctica o necesaria, conservados en un lugar seguro con memoria fiel, para servir
de testimonio e información.
La palabra colección según el
Diccionario de autoridades de la Real Academia de la Lengua Española es "el
acto de recoger o juntar alguna cosa o la misma junta que se hace de las cosas
de una especie para que estén unidas". Colección es, por tanto, un conjunto
universal que hace alusión a los elementos que son documentos.
Existen muchas clases de
colecciones o de conjuntos universales que no encajan con el concepto preciso de archivo. En la definición
añadiremos que es la suma de documentos reunidos en el ejercicio de una
actividad práctica o necesaria. Se reúnen en colección los documentos de
archivo, no para fines científicos, sino administrativos o de gestión. Es decir
que la reunión es impuesta por la ley, ordenanza o necesidad de la entidad que
la produce. Esta necesidad hace que los documentos se reúnan de forma seriada,
continua y organizadamente porque la función archivística está como las
actuaciones que la originan, normalmente reglada. Por ejemplo, los papeles de
la Casa de la Contratación de Sevilla, hoy en el Archivo General de Indias, son
una colección objetiva, con series continuas y organizadas nacidas al hilo del cumplimiento legal de las
funciones de administrar con documentos el tráfico de personas y bienes en la
Carrera de Indias.
El archivo al que se refiere la
Archivística tiene poco que ver con otras colecciones voluntarias y
artificiales, incluso de capricho, de documentos reunidos por su forma,
formato, tema, o determinadas características extrínsecas o intrínsecas. Una
colección realizada por afición, por ejemplo, de documentos autógrafos de reyes
o una colección de documentos con sellos o marcas postales, no sería un
archivo, por ser un universal voluntario y no necesario.
Otra característica propia y
común a los elementos (documentos) coleccionados en un archivo sea la trabazón
y vínculo natural de sus piezas a un expediente o a una serie o a una sección o
a un organismo o a una entidad productora. Las piezas de esta colección tienen
un orden natural que las vincula entre sí. Es una colección cuyas piezas
guardan una arquitectura orgánica. Por su parte, en las bibliotecas, cada pieza
tiene normalmente un autor distinto, se pueden organizar desde su origen de
múltiples modos, por materias o por formatos, o por idiomas, o por la CDU o
sistema de clasificación de la Biblioteca del Congreso. Las bibliotecas forman
con sus piezas una arquitectura lógica y no orgánica.
El carácter práctico y prosaico,
inherente y natural a la colección de archivo, también se manifiesta en la
unicidad y singularidad de las piezas. Los actos prácticos de una
administración son únicos y singulares en cada momento, cada lugar y por cada
autor o destinatario. Su reflejo documental también será único y singular, no
múltiple o plural. Los documentos de archivo individualmente considerados son
piezas únicas, con ejemplar dirigido solo al interesado o institución que
documenta su derecho, frente al caso de la colección de biblioteca, cuya pieza,
el libro, nace por naturaleza y se hace
múltiple y plural. Los documentos de archivo, individualmente considerados, son
piezas únicas, con ejemplar dirigido solo al interesado o institución que
documenta su derecho, frente al caso de la colección de biblioteca, cuya pieza,
el libro, nace por naturaleza y se hace múltiple y plural, destinado a
difundirse, a ser leído por muchos, y por tanto, a multiplicarse y distribuirse
en ejemplares, ya sean manuscritos o impresos.
El libro nace primeramente para
suscitar reflexión, emoción o participación a lectores, inimaginados
muchas veces por su autor; el documento de archivo nació principalmente para
documentar la administración en cada acto concreto y no para ser difundido. La
difusión y relevancia que adquieren se las da luego el historiador, cuando lo
multiplica a través del libro.
Por tanto el archivo es una
colección necesaria y práctica en su origen administrativo y, como tal,
primariamente prosaica y reservada a quien interesa su derecho, aunque
secundariamente pueda ser, en un momento dado, fruitiva y difundida por la
cultura y la historia.