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  La correspondencia es el conjunto de cartas que recibe y emite una oficina. Según el diccionario de la Real Academia de la Lengua, sería el «papel escrito, y ordinariamente cerrado, que una persona envía a otra para comunicarse con ella». Es muy numerosa la variedad de «cartas» que reciben o envían las oficinas municipales, una inmensa mayoría formarán parte de un expediente. Hablaremos aquí de la correspondencia como documento simple que formará una serie documental, y que nace de la actividad de informar y de la necesidad de información que tienen las oficinas. Oficios . Es «una comunicación escrita referente a los asuntos del servicio público». Su configuración se caracteriza por llevar: * Membrete en el margen superior izquierdo * Amplio margen en el lado izquierdo para incorporar anotaciones. * Dirección en el margen inferior del escrito * Firma rubricada autógrafa y generalmente sellada * Tamaño cuartilla Los expertos en diplomática contemporánea distinguen diversos tip

Puede seguirse este esquema como NORMA DE CATALOGACION DE SELLOS:   1.-A quien pertenece el sello; fecha de actuación de este personaje.   2.-Descripción del sello:     .-foma, tipo (redondo, ovalado...)    .‑dimensiones (mejor en milímetros)    .-poner en mayúsculas la leyenda    .-descripición (tipo heráldico, figurativo... )    .‑materia en la que está hecho (cera, plomo)    .-color (puede detectar falsedad del documento)    .-manera como se pone (de placa, pendiente)    .-naturaleza de la cinta (seda, cáñamo, etc.)    .-estado de conservación del sello    .-crítica diplomática (si son falsos, las variantes) 3.-Características básicas para la identificacion:    .-fecha del documento    .-naturaleza y objeto del documento    .‑anuncio de validación 4.- Signatura del documento (lugar del archivo, en qué archivo está) 5.-Datos referenciales (fotografido o publicado...).

Para la Península existen 3 sistemas de datación: .-Era Hispánica .-Era Cristiana .-Sistema de los Reyes de Francia, sólo se da en Cataluña. La era Hispánica se utiliza como sistema de datación desde el tiempo romano. Consiste en la creencia de que empieza el cómputo del tiempo desde el año 38 a.C. que pertenece a la consolidación de la empresa romana. Se utilizaría durante bastante tiempo. En Castilla hasta Jaime I. Será en las Cortes de Segovia, año 83 cuando se determine la fecha del nascimiento. En la Corona de Aragón se seguirá utilizando hasta 1349, reinado de Pedro IV el Ceremonioso. Cataluña será la 1ª que abandone este sistema para acoger el de los reyes francos. Portugal lo utiliza hasta l422.  Se trataría de restar 38 años a todo documento que sea de la era Hispánica. A pesar   de que se estableciera prohibición expresa, es lógico encontrarnos documentos fechados sin   tener en cuenta la prohibición. Era Cristiana : Uso del cómputo

  Son las fórmulas diplomáticas consensuadas para la redacción de un tipo de documento determinado, se trata de la la formulación del documento que está totalmente relacionada con el contenido, aunque no inciden en él. El formulario va a evolucionar a lo largo de los siglos.  Teodoro von Sieckel propuso el análisis de las estructuras diplomáticas, y es la que se suele utilizar habitualmente.   Divide el documento en tres partes fundmentales, la parte central sería donde se narra el hecho documentado, es lo que se denomina "texto"; y lo que queda del documento es el  “protocolo inicial” y el “protocolo final”, que es donde se expresan las circunstancias de solemnidad que legalizan el documento, son como una especie de envoltura legal. .‑ Protocolo Inicial.‑ La 1ª fórmula que suele aparecer es lo que se llama INVOCACIÓN que encabeza el documento, siempre tiene un contenido piadoso, tal vez heredado de la época clásica. Puede ser de dos tipos: “monogramática”,

Son los que se refieren a la factura material del documento y pueden examinarse independientemente del contenido del mismo. Hay que ver el valor de 1as distintas materias escriptorias como pueden ser la arcilla, tablillas de cera, albatae, papiro, pergamino, papel. En cada cancillería hay distintos tipos de documentos, en función de los cuales se dará un material u otro. En función de las marcas de   agua se puede determinar la procedencia de las distintas materias que se utilicen en la confección del soporte documental, mediante análisis químico determinar tambien las tintas, algo increiblemente útil a la hora de determinar la autenticidad de un documento. En cuanto al tipo de escritura , no solo está la tipificación, hay además, que conocer los distintos sistemas gráficos utilizados,   así como los demás elementos que la crítica paleográfica puede aportar para la clasificación de una determinada escritura.   Ver   también ligaduras, nexos, sistema de pauta